L’état des lieux décrit le logement pièce par pièce, avec les équipements, les revêtements, les compteurs et les observations utiles. Il est établi à l’entrée du locataire puis à sa sortie, de préférence de façon contradictoire, c’est-à-dire en présence des parties ou de leurs représentants.
Ce document joue un rôle central dans la restitution du dépôt de garantie. Une différence entre l’entrée et la sortie peut justifier une retenue si elle correspond à une dégradation imputable au locataire, et non à l’usure normale du logement. Photos datées, mentions précises et relevés de compteurs limitent les contestations.
Exemple : un parquet déjà rayé à l’entrée doit être signalé. S’il n’apparaît pas dans le document, il sera plus difficile pour le locataire de prouver que le dommage existait avant son arrivée. En cas de désaccord, un commissaire de justice peut intervenir.